•
Rekomendasi artikel lainnya
Lihat Semua
Dalam menjalankan sebuah bisnis, baik skala kecil maupun besar, selalu ada kebutuhan pengeluaran harian dengan nominal yang relatif kecil. Untuk mengatasi hal ini, banyak perusahaan menggunakan petty cash adalah solusi praktis dalam menyediakan dana operasional cepat tanpa harus melalui prosedur keuangan yang rumit.
Keberadaan petty cash memudahkan tim operasional saat harus membayar kebutuhan mendadak, seperti transportasi, alat tulis, atau biaya fotokopi. Selain di dunia korporasi, manfaat petty cash untuk bisnis juga sangat relevan untuk industri pendidikan.
Petty cash adalah dana kas kecil yang disediakan untuk membayar kebutuhan operasional mendesak sehari-hari dalam jumlah terbatas. Berbeda dengan rekening utama atau dana proyek yang digunakan untuk transaksi besar, petty cash difokuskan pada pengeluaran praktis yang langsung mendukung aktivitas harian bisnis.
Keberadaan dana ini memastikan kebutuhan sederhana dapat segera terpenuhi tanpa melewati proses administrasi panjang. Dalam konteks bisnis pendidikan, contoh petty cash terlihat ketika sekolah harus segera membeli kertas ujian, mengganti tinta printer, atau memberikan penggantian transportasi untuk staf pengajar.
Dengan adanya petty cash, kebutuhan tersebut dapat ditangani lebih cepat sehingga kegiatan belajar mengajar tetap berjalan lancar tanpa hambatan. Hal ini menjadikan petty cash sebagai instrumen penting dalam menjaga efisiensi dan kelancaran operasional.
Misalnya, sebuah bimbel menggunakan petty cash untuk membeli tinta printer secara mendadak karena banyak materi belajar yang dicetak di saat-saat terakhir. Kalau harus melalui transfer atau voucher, waktu habis dan sesi belajar bisa tertunda. Dengan petty cash, admin bisa langsung membeli di toko terdekat, lalu mengajukan reimbursement, praktis dan efisien.
Dalam bisnis pendidikan, petty cash menawarkan berbagai kemudahan, terutama dalam menunjang aktivitas operasional. Berikut manfaat petty cash untuk bisnis pendidikan yang penting untuk diketahui:
Pada institusi pendidikan, seperti sekolah, kursus, atau lembaga lain, kegiatan operasional harian sangat banyak dan beragam: pembelian alat tulis, snack untuk event kecil, fotokopi dokumen, atau biaya tak terduga seperti AC rusak mendadak. Dengan petty cash, kebutuhan ini dapat dipenuhi cepat tanpa ribet proses administrasi panjang.
Petty cash juga membantu bisnis pendidikan dalam fleksibilitas anggaran. Sebab, di sektor pendidikan, kebutuhan seperti alat peraga atau snack siswa untuk acara tertentu seringkali memerlukan anggaran khusus. Adanya petty cash memudahkan akses keuangan untuk kebutuhan tersebut tanpa mengganggu anggaran utama.
Jika dikelola dengan tepat, petty cash dapat membantu audit internal karena catatan kecil memudahkan pencarian bukti pengeluaran. Dengan bukti struk pembelian alat tulis atau fotokopi, tim keuangan bisa menyesuaikan dan memastikan pengeluaran tidak terlewat.
Meski hanya berupa dana kas kecil, pencatatan petty cash tetap saja harus teliti, tidak boleh dilakukan secara asal. Berikut langkah penting yang perlu diperhatikan dalam mencatat petty cash:
Pertama, tentukan jumlah dana awal petty cash, misalnya Rp1.000.000, yang diberikan kepada petugas. Dana ini selanjutnya dikenal sebagai float.
Setiap pengeluaran kecil (misalnya Rp20.000 untuk fotokopi) harus dicatat di buku kas kecil atau lembar kerja (spreadsheet). Kolom yang wajib ada dalam pencatatan, yaitu:
Tanggal
Deskripsi (misalnya "tinta printer")
Bukti (no struk atau tanda terima)
Jumlah pengeluaran
Setelah petty cash berkurang, misalnya tersisa Rp200.000, petugas selanjutnya akan menyerahkan ringkasan pengeluaran (dengan semua struk) kepada keuangan pusat. Pihak keuangan akan memeriksa, lalu mengisi ulang hingga jumlah float kembali penuh (Rp1.000.000).
Mengelola petty cash bukan hanya soal pencatatan, tetapi juga bagaimana menggunakan dana tersebut dengan bijak. Berikut tips yang bisa dicoba:
Buat kebijakan dengan jelas. Tentukan batas pengeluaran per item, siapa yang boleh mengakses petty cash, serta dokumen wajib (struk asli). Misalnya, batas maksimal pengeluaran harian Rp100.000 dan wajib ada struk
Gunakan format digital. Manfaatkan spreadsheet seperti Google Sheets atau Excel yang dibagikan secara real-time. Ini memungkinkan petugas dan tim keuangan memantau saldo petty cash secara cepat dan transparan
Terapkan otorisasi dua lapis. Setiap pengeluaran wajib disetujui oleh petugas dan diverifikasi oleh bagian keuangan. Ini mengurangi potensi fraud
Pisahkan petty cash dari kas lain. Gunakan amplop kas kecil atau kotak khusus, sehingga uang fisik petty cash tidak tercampur dengan dana lain, menjaga akurasi rekonsiliasi
Audit sampel secara berkala. Lakukan pengecekan acak (misalnya dua minggu sekali) terhadap saldo dan bukti pengeluaran. Ini menjaga disiplin internal
Secara ringkas, petty cash adalah alat vital dalam operasional bisnis, terutama di sektor pendidikan. Cara ini lebih cepat, fleksibel, dan teratur dalam pengeluaran harian kecil. Dengan penerapan metode pencatatan yang sistematis dan tips pengelolaan yang bijak, petty cash menjadi sarana efisien tanpa mengorbankan akuntabilitas.
Bagi bisnis di Indonesia yang ingin mempermodern sistem petty cash dengan solusi digital, Petty Cash Card oleh BCA Business Debit Card menawarkan kemudahan transaksi online dan pencatatan otomatis. Pelajari lebih lanjut tentang kemudahan ini di laman resmi Petty Cash Card dari BCA.
